J’ai piloté plusieurs projets de création (ou refonte) de l’intranet de l’entreprise. Toujours basé sur l'outil Sharepoint de Microsoft, avec les compléments Lync, Yammer et aujourd'hui Teams.

Sharepoint est un très bel outil, qui permet de répondre aux objectifs attendus de l’intranet. Cependant, c’est aussi un outil « complet » qui doit se mettre en œuvre via une gestion de projet très rigoureuse. Il y a ainsi 2 lots à traiter :
        • Technique :
                - la DSI doit mettre en place un package technique permettant aux utilisateurs de facilement intégrer dans leurs pages les données venant du SI (SAP, Messagerie, BI, URL, …)
                - Charte graphique
                - Gestion des droits
        • Fonctionnel : un MOA doit absolument accompagner les services lors de la création de leur site Intranet.

La conduite du changement est une priorité absolue dans ce type de projet. D’abord, il faut s’assurer de l’adhésion de la Direction Générale et de la RH car Intranet + RSE, c’est une action de management en vue d’améliorer les performances de l’entreprise. J’ai pu constater à quel point ces concepts pouvaient être difficiles à assimiler par le top management. La pédagogie joue un rôle essentiel ici ! Je tiens également à signaler ici que le ROI sur ce type de projet est particulièrement difficile à appréhender …
Au niveau méthode, j’ai d’abord proposé ces outils uniquement aux utilisateurs très à l’aise avec les nouvelles technologies, voire un peu geek. Puis, petit à petit, les autres utilisateurs se sont montrés intéressés. Au final, c’est le métier lui-même qui prend possession des outils et s’organise en fonction.

Après du recul, j’estime que les objectifs ont été remplis à chaque fois :
        • Meilleur partage des expertises et des connaissances
        • Valorisation des individus, de leurs savoirs et savoir faires
        • Développement du travail collaboratif
        • Amélioration de la communication interne

Pour suivre ces projets, j’utilise les indicateurs suivants :
        • Nombre de mails (qui doit diminuer de façon importante)
        • Nombre de documents partagés
        • Nombre de conversations instantanés
        • Nombre d’environnements collaboratifs créés