J’ai eu la responsabilité de budgets jusqu’à 6,5 M€. Pour gérer de telles sommes, il faut avoir un minimum d’organisation et de rigueur …

Tout d’abord, bien préparer son budget. C’est un exercice toujours périlleux, puisqu’on est en équilibre entre les souhaits (les rêves ?) des métiers et le bureau du PDG … Négocier avec les métiers, avec le contrôle de gestion, avec le DAF et enfin avec le PDG, voilà mon quotidien pendant les 4 à 8 semaines que dure la préparation du budget.

Ensuite, il faut suivre ce budget par rapport au réalisé. J’ai pris l’habitude de fournir tous les mois, au DAF, un atterrissage du budget DSI. Pour y parvenir, j’utilise 2 outils :
        • SAP CO, en relation très forte avec le contrôle de gestion
        • Un outil interne, réalisé par mes soins, connecté à SAP, et qui va jusqu’au bout du détail nécessaire pour suivre et communiquer sur mon budget.

Je reste toujours très vigilant sur le dispatch charges / investissements car certaines règles ne sont pas claires (ex : doit-on amortir au-delà d’un an une tablette > 500 €) et le consulting / honoraires est particulièrement difficile à affecter.

Le traitement des commandes / factures au quotidien demande une rigueur absolue. Je dématérialise (en PDF) systématiquement ces documents.

Ces sujets (élaboration et suivi budgétaire, traitement des contrats/commandes/factures informatiques) sont des sujets que je ne sous-traite pas et qui occupent au final environ 15% de mon activité.

Au fil des années, j’ai dû prendre en compte les aspects juridiques, notamment sur les contrats. C’est ainsi qu’en plus du service juridique, j’opère une validation sur les éléments contractuels « spécifiques » à l’informatique (pénalité de retard, propriété des sources, clauses cloud, sauvegarde, …). Je reste ainsi très vigilant sur les contrats de prestations, d’infogérance et d’intégration.

Malgré cette attention, il m’est arrivé d’aboutir à des situations conflictuelles se terminant au tribunal (sous-traitance d’une application spécifique, échec d’une intégration).

Le budget, c’est aussi sortir des indicateurs clés, comme le % coûts DSI / CAHT ou le TCO. Je suis très attaché à ces indicateurs, et je les présente systématiquement une fois par an au Codir.